Governance · Kostenlose Vorlage

KI-Inventar Vorlage für Unternehmen

Kopierbare KI-Inventar Vorlage zur Erfassung von ChatGPT, Copilot, Gemini, Fach-KI, Datenarten, Risiken, Verantwortlichen und Schulungsbedarf.

  • Sofort kopierbar
  • An Art. 4 KI-VO ausgerichtet
  • Kostenlos & ohne Anmeldung
KI-Grundschulung buchen
Worum es geht

Ohne KI-Inventar weiß ein Unternehmen nicht, welche KI-Systeme tatsächlich im Einsatz sind – und kann weder Schulungsbedarf nach Art. 4 noch Datenschutz- und Risikofragen sauber beantworten. Das Inventar ist der Startpunkt jeder KI-Governance: Es zeigt, wo KI genutzt wird, wer verantwortlich ist, welcher Anbieter oder welches Modell beteiligt ist, ob Annex-III- oder Art.-50-Signale vorliegen und wo die Nachweise liegen. Diese Vorlage erfasst pro System die wichtigsten Governance-Felder.

So nutzen Sie diese Vorlage

  1. 1Pro eingesetztem KI-System eine Kopie der Felder-Tabelle anlegen.
  2. 2Fachabteilungen aktiv nach genutzten Tools fragen (Schatten-KI).
  3. 3Rolle (Anbieter/Betreiber) und Annex-III-/Art.-50-Signale prüfen.
  4. 4Risikoeinschätzung und Schulungsbedarf je System ableiten.
  5. 5Inventar quartalsweise und bei jedem neuen Tool aktualisieren.
KI-Inventar / KI-Register (Vorlage)

KI-Inventar (KI-Register)

Hinweis: Legen Sie pro KI-System einen Eintrag an. Die Risikoeinschätzung ist eine erste interne Bewertung, keine abschließende rechtliche Einstufung. Stufen Sie ein System als nicht hochriskant ein, obwohl es einem Annex-III-Bereich zuzuordnen ist, dokumentieren Sie die Begründung.

Stand: [Datum] · Verantwortlich für das Inventar: [Funktion / Name]

Eintrag pro System

Feld Eintrag
KI-System [z. B. Microsoft Copilot]
Anbieter / Modell [z. B. Microsoft / GPT-4o]
Version / Plan [z. B. M365 E5]
Interner Verantwortlicher [Funktion / Name]
Fachbereich [z. B. Marketing]
Rolle des Unternehmens Betreiber / Anbieter
Status geplant / Pilot / produktiv / gesperrt
Anwendungsfall [kurze Beschreibung]
Betroffene Personen/Gruppen [z. B. Kunden, Bewerber]
Datenarten [z. B. interne Texte, Kundendaten]
Personenbezogene Daten ja / nein
Vertrauliche Daten ja / nein
Datenübermittlung an Dritte [Anbieter / Region]
Annex-III-Bezug (Hochrisiko?) ja / nein / zu prüfen
Transparenzpflicht (Art. 50)? ja / nein
Risikoeinschätzung minimal / begrenzt / hoch / unzulässig
Menschliche Aufsicht [wie sichergestellt]
Freigabe (DS / IT / Compliance) [Status / Datum]
Benötigte Schulung Basis / Vertiefung / Tool-Schulung
Nachweis-/Evidenzort [Ablageort der Dokumentation]
Letzte Prüfung [Datum]
Nächste Prüfung [Datum]

Beispiel (ausgefüllt)

Feld Eintrag
KI-System ChatGPT Enterprise
Fachbereich Vertrieb
Rolle des Unternehmens Betreiber
Anwendungsfall Entwürfe für Angebots-E-Mails
Personenbezogene Daten nein (nur nach Freigabe)
Annex-III-Bezug nein
Risikoeinschätzung begrenzt
Benötigte Schulung Basis

Hinweis zur Risikoeinstufung

Maßgeblich sind: Werden personenbezogene Daten verarbeitet? Beeinflusst die KI Entscheidungen über Menschen? Werden Ergebnisse extern verwendet? Liegt der Einsatz in einem Annex-III-Bereich (z. B. Beschäftigung, Bildung, Kreditwürdigkeit)?

Rechtlicher Hintergrund

Wann diese Vorlage relevant wird

Die KI-Verordnung greift gestaffelt. Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt bereits – organisatorische Maßnahmen wie diese Vorlage sollten deshalb nicht auf den nächsten Stichtag warten.

  1. 1. August 2024

    In Kraft

    KI-Verordnung tritt in Kraft

    Die Verordnung (EU) 2024/1689 tritt in Kraft. Die einzelnen Pflichten greifen anschließend gestaffelt.

  2. 2. Februar 2025

    In Kraft

    KI-Kompetenz (Art. 4) & verbotene Praktiken (Art. 5)

    Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt seit diesem Datum für alle Anbieter und Betreiber. Gleichzeitig sind verbotene KI-Praktiken untersagt.

  3. 2. August 2025

    In Kraft

    Pflichten für GPAI-Modelle & Governance

    Transparenz- und Dokumentationspflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck (GPAI) sowie die Governance-Strukturen werden wirksam.

  4. 2. August 2026

    Geplant

    Marktüberwachung, Hochrisiko & Transparenz (Art. 50)

    Die nationale Marktüberwachung und Durchsetzung starten. Pflichten für Hochrisiko-KI nach Annex III und die Transparenzpflichten nach Art. 50 werden anwendbar.

  5. 2. August 2027

    Geplant

    Volle Compliance für Bestands-GPAI & eingebettete Hochrisiko-KI

    GPAI-Modelle, die vor August 2025 in Verkehr gebracht wurden, müssen vollständig konform sein. Weitere Hochrisiko-Fälle folgen.